Ứng dụng các chỉ số cơ bản (KPIs) trong quản trị tinh gọn theo mô hình Nhật Bản

Toàn cảnh buổi Tập huấn

Key Performance Indicator (KPIs) là chỉ số hiệu suất cốt yếu của một đối tượng tương ứng. Chỉ số này chính là công cụ quản lý, giúp người dùng khảo sát, phân tích, đo lường khả năng hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Hiện nay, nhiều DN quan tâm tới KPIs. Tuy nhiên, thực tế cho thấy tỷ lệ thành công khi sử dụng KPIs ở nước ta vẫn còn rất khiêm tốn.

Chia sẻ tại buổi tập huấn, rất nhiều DN cho biết, mặc dù KPIs giúp đo lường hiệu suất, lượng hóa được công việc của DN, tuy nhiên, thực tế thực hiện, DN cũng gặp nhiều khó khăn trong việc lựa chọn chỉ số cốt yếu để đánh giá chính xác tiêu chuẩn cho vị trí là gì. Đồng thời, đòi hỏi người xây dựng KPIs phải sâu sát thực tế mới có thể đưa ra được bộ chỉ số đánh giá cho phù hợp. Ngoài ra, người lao động vẫn còn hiểu KPIs như một hệ thống giám sát mình. Chứ không hẳn là công cụ để mình theo dõi hiệu suất làm việc của chính mình, từ đó cải tiến để tốt hơn.

Đại diện Tập đoàn Sơn Hà chia sẻ, công ty đã sử dụng công cụ KPIs từ năm 2011 đến nay, tuy nhiên, việc thực hiện đánh giá này không được đồng bộ, không hoàn chỉnh. Trong cùng một công ty, có bộ phận chỉ số KPIs có thể lượng hóa được rất dễ như kiểm tra chất lượng, sản xuất,…, tuy nhiên, có những bộ phận việc đánh giá lại mang tính chất cảm tính. Hiện, Sơn Hà đang phải xây dựng lại bộ chỉ số KPIs này.

Theo các chuyên gia, để xây dựng được hệ thống KPIs thì yêu cầu người sử dụng phải có chuyên môn cao, phải hiểu rõ bản chất KPIs là gì, ưu, nhược điểm cụ thể để áp dụng một cách khoa học nhất. Nếu không đảm bảo các yêu cầu nêu trên thì việc áp dụng KPI có thể phản tác dụng, “bó chân” DN.

Với kinh nghiệm 14 năm làm việc tại Tập đoàn Toyota Nhật Bản, ông Nguyễn Đăng Minh – Phó Chủ nhiệm Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã nghiên cứu KPIs trong quản trị tinh gọn theo mô hình Nhật Bản và sửa đổi lại cho phù hợp với Việt Nam. Cụ thể Theo mô hình KPIs trong quản trị tinh gọn theo mô hình Nhật Bản gồm: đầu vào; hệ thống quản trị, sản xuất, dịch vụ; đầu ra (an toàn, chất lượng, giá cả, giao hàng, môi trường). Thì mô hình ứng dụng KPIs trong quản trị tinh gọn “Made in Vietnam” được xây dựng thêm một yếu tố nữa nữa là “tâm thế”. Đây được coi là nền tảng để ứng dụng KPIs.

Đó là việc người lao động thấu hiểu được lợi ích trực tiếp mà phương pháp này mang lại cho chính bản thân họ, công việc của họ và cho DN. Khi đã thấu hiểu được lợi ích, sẽ không còn hiện tượng người lao động thực hiện với tâm lý cưỡng ép, bắt buộc từ cấp trên, thiếu chủ động và thiếu tinh thần tự nguyện tham gia. Quan trọng hơn, khi người lao động “có tâm thế” tốt trong quá trình thực hiện KPIs, thì KPIs sẽ trở thành thói quen của bản thân họ cũng như văn hóa của DN.

Tại buổi tập huấn, ông Nguyễn Đăng Minh cũng đã giới thiệu với các DN trên địa bàn Hà Nội thực hiện KPIs theo 5 tiêu chí đánh giá theo định tính và định lượng trong sản xuất, kinh doanh gồm: Safety (S) an toàn cho người lao động, cho khách hàng, cho môi trường làm việc…; Quality (Q) chất lượng sản phẩm, dịch vụ, quy trình…; Cost (C) chi phí lao động, nguyên vật liệu, sản xuất, dịch vụ…; Delivery (D) thời gian giao hàng, thời gian cung cấp dịch vụ, thời gian xử lý và phản hồi thông tin khách hàng…; Environment (E) môi trường sống, làm việc, xã hội…

Theo ông Nguyễn Đăng Minh việc ứng dụng KPIs trong quản trị tinh gọn theo mô hình Nhật Bản nhưng có sự thiết kế thay đổi phù hợp với tình hình thực tiễn Việt Nam sẽ là giải pháp tháo gỡ những vướng mắc ở trên và nhằm mang lại hiệu quả sản xuất, kinh doanh cao, đưa thương hiệu Việt ngày càng có sức cạnh tranh tốt trên thị trường trong nước và thế giới.